Art. 1 - Iedere aanvraag om in het gemeenschapscentrum (verder genaamd ‘centrum’) over een bepaalde ruimte te beschikken, wordt gericht aan de centrumverantwoordelijke. De aanvraag gebeurt schriftelijk, per e-mail of per fax. Wat de geplande activiteit betreft, vermeldt de aanvraag: titel, aard, verloop, toegangsprijzen en alle controleerbare bijzonderheden nodig om de inhuurname af te sluiten. Gebruik van andere infrastructuur dan de verhuurde of voor andere doeleinden dan waarvoor verhuurd is, leidt ofwel tot een aanpassing van de huurprijs ofwel tot het verbreken van het contract. In beginsel beslist de centrumverantwoordelijke over de aanvraag. De centrumverantwoordelijke kan de aanvraag voorleggen aan de programmeringscommissie, die beslist binnen de krachtlijnen die door vzw ‘de Rand’ vastgelegd zijn.
Art. 2 - De huurder (1) betaalt voor de huur van de infrastructuur volgens de categorie waartoe hij behoort.
Er zijn vier categorieën:
A: plaatselijke Nederlandstalige verenigingen aanvaard door de programmeringscommissie van het centrum
B: alle andere erkende sociaal-culturele verenigingen, overheidsdiensten en openbare instellingen
C: iedere andere huurder
D: handelsfirma’s.
Voor diensten van de provincie Vlaams-Brabant en van de Administratie Cultuur van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap geldt een specifieke regeling. Feesten van privépersonen worden in de regel niet toegelaten. Uitzonderlijk kan de programmeringscommissie daarop een afwijking toestaan. De aanvraag moet ten vroegste 30 dagen voor de activiteit ingediend worden.
Art. 3 - De tarieven inzake huur van lokalen en gebruik van apparatuur in de verschillende gemeenschapscentra zijn bij dit reglement gevoegd. De huurtarieven worden berekend per dagdeel. Er zijn drie dagdelen: 8.00 uur – 13.00 uur–; 13.00 uur – 18.00 uur–; 18.00 uur – 23.00 uur (weekends tot 2.00 uur: daarvan kan enkel afgeweken worden mits akkoord van de centrumverantwoordelijke).
Art. 4 - Het huurcontract geeft recht op: het gebruik van de aangevraagde lokalen, met aanhorigheden voor zover vermeld, en in de staat waarin ze zich bevinden–; de vaste zaalverlichting, de verwarming en het normale onderhoud van de lokalen. De lokalen dienen na gebruik in hun oorspronkelijke staat te worden teruggeplaatst. Ze worden schoongemaakt door het centrum. Indien lokalen uitzonderlijk vuil achtergelaten worden, zullen de kosten voor extra schoonmaak op de huurder verhaald worden.
Art. 5 - Een contract is pas definitief na bekrachtiging door de centrumverantwoordelijke en na ondertekening door de huurder. De eventuele technische fiche wordt bij het contract gevoegd. Het contract en de technische fiche worden door de huurder voor akkoord ondertekend en binnen de 15 dagen teruggestuurd. Zo niet, wordt de betreffende aanvraag geannuleerd.
Art. 6 - Alle vragen met betrekking tot het verbruik van dranken en maaltijden dienen aan de uitbater van de cafetaria te worden gericht.
Art. 7 - De eventuele waarborgsom moet ten laatste vijf kalenderdagen voor de activiteit op de rekening van het centrum gestort zijn. Indien dat niet het geval is, wordt het gevraagde lokaal niet ter beschikking gesteld en zullen annulatiekosten aangerekend worden.
Art. 8 - De factuur wordt onmiddellijk na de activiteit opgemaakt. Zij moet binnen de dertig dagen na factuurdatum betaald worden. Nalatigheid bij het betalen van de factuur geeft aanleiding tot het vorderen van de wettelijke nalatigheidsintresten, zonder dat enige ingebrekestelling noodzakelijk is. Met een huurder die nalatig is bij het betalen van zijn factuur worden geen nieuwe contracten afgesloten.
Art. 9 - De centrumverantwoordelijke wordt schriftelijk in kennis gesteld van niet-gebruik van een contractueel vastgelegd lokaal. Bij tijdige verbreking, dat wil zeggen minimum 15 dagen vóór het gebruik van de lokalen, bedragen de annulatiekosten 50 % van de huurprijs met een minimum van € 7. Bij niet tijdig annuleren of het niet betrekken van contractueel vastgelegde lokalen wordt het contractueel vastgelegde bedrag aangerekend en dit met een minimum van € 14. Dat laatste bedrag zal ook aangerekend worden aan de huurder die gratis een lokaal mocht betrekken. Bij het bepalen van de tijdigheid wordt de datum van de poststempel of fax in aanmerking genomen. In geval van niet-gebruik wegens onvoorziene omstandigheden kan de centrumverantwoordelijke een
afwijking op de sanctie toestaan.
Art. 10 - Er wordt van uitgegaan dat, bij de aanvang van de activiteit, elk lokaal, de toegangswegen tot dat lokaal, het bijbehorende sanitair en het door het centrum ter beschikking gestelde materiaal, onder voorbehoud van tegengestelde vaststelling, in goede staat verkeren. Indien na de activiteiten schade wordt vastgesteld, zal de huurder zo snel mogelijk verzocht worden om in gezamenlijk overleg met de centrumverantwoordelijke, zijn aangestelde of de huisbewaarder de verantwoordelijke voor de schade aan te wijzen. Indien de huurder hier niet op ingaat, zal de vermoedelijke verantwoordelijke van de schade door de centrumverantwoordelijke zelf aangeduid worden.
Art. 11 - Verzekeringen: de huurder is verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw, de inboedel en het materiaal. Om die reden is de huurder verplicht toe te treden tot de bestaande verzekeringen. De te betalen verzekeringspremie is verrekend in de aangerekende huurprijs. De verzekerde waarborgen zijn: burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder t.o.v. het centrum en van alle derden en contractuele aansprakelijkheid voor het gehuurde lokaal en het materiaal dat er zich in bevindt. De eerste € 25 wordt niet door de verzekering vergoed en blijft ten laste van de huurder. Aangaande brandrisico’s bepaalt de polis de afstand van het verhaal tegen de niet-commerciële huurder tot beloop van de verzekerde kapitalen. De Vlaamse Gemeenschap, eigenaar van het gebouw, doet hierbij ook afstand van verhaal voor de schade die de verzekerde kapitalen voor gebouw en inhoud zou overtreffen. Deze opeenvolgende afstanden van verhaal gelden niet voor een commerciële huurder. Die laatste moet dus zelf voor een tijdelijke brandverzekering zorgen voor het gebouw en de inhoud. Bij een tentoonstelling kan de inrichter een beroep doen op de jaarlijkse polis die het centrum heeft afgesloten ; de te betalen premie wordt doorberekend naar de huurder. Een kopie van de betreffende polissen ligt ter inzage op het secretariaat van het centrum.
Art. 12 - Onmiddellijk na de activiteit of na de laatste van een dagelijks elkaar opvolgende reeks van activiteiten, moeten alle voorwerpen die niet tot het patrimonium van het centrum behoren, verwijderd worden. Afwijkingen moeten in gemeenschappelijk overleg, met de centrumverantwoordelijke, geregeld worden.
Art. 13 - Vzw ‘de Rand’ kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door een huurder: voor diefstal noch voor beschadigingen.
Art. 14 - Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, vloeren en panelen te benagelen, te beplakken en / of te beschilderen.
Art. 15 - Enkel het centrum is bevoegd voor het aanbrengen van publiciteit in en rond het gebouw.
Art. 16 - De toegang tot technische lokalen, het podium en de loges van de spelers is ten strengste verboden voor alle personen die er niet om dienstredenen geroepen zijn.
Art. 17 - Vanaf 1 januari 2006 geldt een volledig rookverbod in het hele centrum. De huurder is verantwoordelijk voor het naleven van dat verbod. Bij schade door het niet-naleven van het verbod, zal de huurder daarvoor aansprakelijk gesteld worden.
Art. 18 - Voor het gebruik van vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen en andere ontvlambare materialen, dient de centrumverantwoordelijke vooraf schriftelijk toelating te geven.
Art. 19 - Bij voorkeur wordt er enkel gebruik gemaakt van de apparatuur van het centrum. Voor het gebruik van de apparatuur worden de als bijlage vermelde tarieven gehanteerd. De bediening van bepaalde apparatuur van het centrum gebeurt enkel door personen die daarvoor door de centrumverantwoordelijke zijn aangesteld.
Art. 20 - De huurder mag niet meer personen toelaten tot de gehuurde lokalen dan door de centrumverantwoordelijke bepaald is.
Art. 21 - Als er repetities gepland worden waarvoor een verminderde huurprijs betaald wordt, mag de huurder geen publiek de zaal laten betreden. Bij vaststelling van een overtreding zal de normale huurprijs aangerekend worden.
Art. 22 - Kunstenaars kunnen voor individuele tentoonstellingen gebruik maken van de daartoe voorziene ruimten van het centrum.
Art. 23 - De huurder verbindt er zich toe alle reglementen met betrekking tot het gebruik van de lokalen, de apparatuur en andere uitrusting in en van het centrum na te leven en te doen naleven door de deelnemers van de activiteit.
Art. 24 - Uitgaande van het beginsel dat de gemeenschapscentra van vzw ‘de Rand’ gebouwd zijn om het Nederlandstalige culturele leven in de Nederlandstalige gemeenschap te bevorderen, gelden de volgende regelingen: de voertaal bij elke georganiseerde activiteit is het Nederlands. Daarop wordt enkel een uitzondering gemaakt voor internationale activiteiten van Vlaamse verenigingen en voor activiteiten van anderstalige verenigingen die zich positief willen inzetten voor integratie binnen de Vlaamse gemeenschap.
Art. 25 - Uitgaande van het beginsel dat vzw ‘de Rand’ haar missie en strategische doelstellingen in optimale omstandigheden moet kunnen realiseren, kunnen de programmeringscommissie en het bureau van vzw ‘de Rand’ huuraanvragen weigeren van groepen en/of voor activiteiten die het imago van ‘de Rand’ kunnen schaden of die manifest strijdig zijn met de missie van ‘de Rand’.
Art. 25bis - Het huren van lokalen voor partijpolitieke activiteiten wordt niet toegestaan. Daarop wordt enkel een uitzondering gemaakt voor:
- vergaderingen van lokale afdelingen van Vlaamse partijen en formaties en van de Conferentie van Vlaamse mandatarissen, voor zover ze niet publiek toegankelijk zijn en voor zover ze niet worden gebruikt als een publiek politiek forum’;
- mits motivering door de aanvrager en goedkeuring door de programmerings-commissie: bijeenkomsten met een open karakter van lokale afdelingen van Vlaamse partijen en formaties en van de Conferentie van Vlaamse mandatarissen, voor zover deze bijeenkomsten niet worden gebruikt als een publiek politiek forum’;;
- activiteiten in samenwerking met vzw ‘de Rand’.
Art. 26 - Aanmerkingen of suggesties in verband met deze huurreglementering kunnen gericht worden aan de hoofdzetel van vzw ‘de Rand’.
AANDACHTSPUNTEN TEN BEHOEVE VAN DE HUURDER
Elke huurder volgt de geldende politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, geluidsoverlast …) en de voorschriften inzake de auteursrechten (SABAM), Billijke Vergoeding en de accijnzen. De huurder leeft de fiscale verplichtingen na op het gebied van inhouding van bedrijfsvoorheffingen op de vergoedingen betaald aan buitenlandse artiesten.
Veiligheid: de huurder dient ervoor te zorgen dat de door hem georganiseerde activiteiten verlopen volgens de voorschriften van de veiligheid.
Dat betekent o.m.: geen stoelen bijplaatsen op de uitschuifbare tribune…;
geen obstakels plaatsen in de voorziene branduitgangen…; branddetectie-installaties niet uitschakelen…; vrijhouden van de nooduitgangen.
(1) Onder huurder wordt verstaan: een natuurlijke of rechtspersoon, hetzij een vereniging of gelijk welke instantie.
_________________________________________________________________________
PDF-versie van huurreglement